دانشجویان جهت ارائه سمینار می بایست مراحلی را طی کنند و نکات اساسی ارائه را رعایت نمایند تا به توانند از کیفیت بالای ارائه برخوردار شوند. در این مقاله که به قلم نویسندگان قدم‌یار به سرپرستی مهندس فرشاد مارچینی گردآوری شده است، سعی می‌شود به صورت خلاصه و با زبانی ساده در رابطه با ویژگی های سمینار موفق جهت استفاده دانشجویان گرامی ارائه گردد.
برخی دانشجویان از سمینار هراس دارند و به دلیل ترس از سخنرانی و تعامل با دیگران از ارائه خوب محروم هستند، این دانشجویان وقتی وارد بازار کار می شوند سازمان ها و یا شرکت ها برای ارائه سمینار از این افراد استفاده نمی کنند. در ادامه به مراحل و نکات سمینار می پردازیم:

مراحل سمینار

1- شناخت مخاطب

قبل از شروع سمینار باید بدانند مخاطبان از کدامیک از گروه های دانشجویان، افراد سازمان ها یا شرکت ها و … می‌باشند و با توجه به آن ها خود را آماده کنند.

2- جمع آوری چکیده از موضوع

دانشجویان برای ارائه سمینار ابتدا باید طرح کلی بیانات خود را بنویسند و نقاط کلیدی آن را جدا کنند. برای برقراری ارتباط چشمی بهتر است از روخوانی متن سخنرانی که سمینار را رسمی می کند، جلوگیری شود. دانشجویان می بایست چکیده را با مقدمه شروع کنند و دیدی کوتاه و خلاصه از موضوع به مخاطب دهند و بعد به متن اصلی مراجعه نمایند و نکاتی را که اهداف ارائه می باشد را لیست کنند. دانشجویان باید دو نکته اصلی را به عنوان راهنما به همراه جزئیات یادداشت کنند. سپس با یک نتیجه‌گیری کوتاه که شامل جمع بندی کلی از مبحث ارائه سمینار می باشد، می توان سمینار را به پایان رساند و ذهنیتی کامل از سمینار به مخاطب داد.

3- استفاده از وسایل کمک آموزشی

دانشجویان می توانند از پوستر استفاده کنند و با استفاده از نرم‌افزارهایی چون پاورپوینت و ویدئو پروژکتور تصاویر و اسلایدهایی را به نمایش بگذارند. این ابزارها به فراگیری بهتر دانشجویان مخاطب کمک می کند تا گفته های شما را بهتر درک کنند.

4- تمرین و آماده سازی

چکیده ای که برای متن آماده کرده اید را چند بار مرور کنید تا بتوانید به موضوع تسلط داشته باشید و اعتماد به نفس شما بالا برود. برای آماده سازی خود می توانید از آیینه استفاده کنید و یا از دوستانتان بخواهید یک بار برای او ارائه دهید و او گوش کند و ایرادات شما را بگوید تا برطرف سازید. البته می توانید مدت زمانی که ارائه‌تان طول می کشد را در نظر بگیرید و با توجه به زمانی که به شما اختصاص داده می شود ارائه‌ی خود را زمانبندی کنید. به ظاهر و حرکت بدن و صورت خود دقت کنید.

5- حضور در زمان مناسب

بهتر است یک ساعت قبل از شروع سمینار در محل برگزاری سمینار حضور داشته باشید و امکاناتی که برای ارائه در نظر گرفته اید را در مکان آماده کنید و هنگام ورود مخاطبان به همکلاسی های خود لبخند بزنید.

6- سمینار را با چکیده ارائه کنید

با صدای رسا و واضح صحبت کنید. بهتر است کلمات را شمرده بیان کنید تا دانشجویان بتوانند آن ها را به ذهن بسپارند اما نه به صورتی که برای مخاطب کسل کننده باشد. بعد از اتمام هر مبحث موضوع، از دانشجویان بخواهید که اگر سؤالی در این زمینه دارند بپرسند تا ابهامی در ذهن آن¬ها باقی نماند. به سؤالات آنها پاسخ دهید و با آنها بحث و گفتگو کنید. هنگامی که ارائه‌ی خود را به پایان رساندید از دانشجویان تشکر کنید.

7- بعد از اتمام سمینار

زمانی که ارائه به پایان رسید به سرعت مکان را ترک نکنید ممکن است مخاطبان سؤالی و یا نظری داشته باشند.

چند نکته ضروری جهت ارائه ی سمینار موفق:

– هنگامی که دانشجویان مشغول سخنرانی می باشند و متوجه مشکلی در متن می‌شوند بهتر است آن را یادداشت کنند و برطرف سازنند تا در هنگام ارائه بتوانند راحت‌تر جملات را بیان کنند.
– سعی کنید شوخ طبعی را در صحبت های خود به کار بگیرید، البته با توجه به در نظر گرفتن سازگاری مخاطبین، و بیشتر موضوعات به شکلی می باشد که می توان کمی شوخی در آن به کار برد.
– دانشجویان می تواند حین ارائه سمینار یک لیوان آب روی میز خود قرار دهد تا از آن برای رفع خشک شدن گلو و تشنگی استفاده کند و این روش علاوه بر رفع نیاز موجب نگاهی از سوی شما به مخاطبین می شود.
– زبان بدن در حین ارائه از اهمیت بالایی برخوردار می باشد. از قدم زدن و حرکات دست در سمینار استفاده کنید و از انجام بیش از حد این حرکات بپرهیزید چون به دانشجویان مخاطب استرس و عصبانیت القا می کنید. جهت حفظ اعتماد به نفس پشت تریبون صاف بایستید، شانه‌های خود را عقب دهید و سر را بالا نگهدارید.

– از اصلی ترین موارد در سمینار، زمانبندی دانشجویان می باشد. با زمانبندی مطالب را به اشتراک بگذارید، بهتر است برای این کار یک ساعت در کنار دست خود قرار دهید یا از ساعت گوشی تلفن همراه که بر روی میز قرار داده اید استفاده کنید و هیچ‌گاه به ساعت مچی دست خود نگاه نیندازید، زیرا موجب حواس پرتی دانشجویان مخاطب می شود و نظر آن ها هم به زمان جذب می شود. اگر به شما یک ساعت زمان اختصاص داده شده است شما مطالب خود را در 45 دقیقه جمع‌بندی کنید و 15 دقیقه از زمان خود را به پرسش و پاسخ اختصاص دهید.

– نگران سؤالاتی که دانشجویان مخاطب از شما می پرسند نباشید و به این فکر نکنید که آن ها اطلاعات بیشتری نسبت به شما داشته باشند. زمانی که از شما سؤالی پرسیده شد با دقت گوش دهید اگر جواب آن را می دانید با صدایی رسا پاسخ دهید و در غیر این صورت بهتر است پاسخی ندهید و با استفاده از جملاتی از قبیل: “در رابطه با این موضوع اطلاعات زیادی ندارم ” یا “به این موضوع فکر نکرده ام” به افراد جواب دهید.

– در حین سخنرانی با مخاطبان خود ارتباط چشمی برقرار کنید، ارتباطی یک یا دو ثانیه ای نه بیشتر. چون ممکن است نگاه طولانی و خیره موجب آزار مخاطب شود.
– در پایان سمینار از استاد و دانشجویانی که وقت خود را جهت گوش دادن به ارائه شما اختصاص داده اند تشکر کنید.
– در ارائه هایی که پرسش و پاسخ زیاد باشد دانشجویان مخاطب دچار استرس می شوند ولی با رعایت نکات بالا به راحتی می توانند این مرحله را بگذراند.