آموزش ابتدایی اکسل جهت استفاده دانشجویان
اکسل یک نرم‌افزار صفحه گسترده (Spread Solution) است. از Excel برای محاسبات ریاضی، آماری و نمودارکشی استفاده می‌شود.
برای ورود به محیط Excel مسیر زیر را طی می کنیم: Start/ Programs/ Microsoft Excel اجزاء پنجره Excel با اجرای Excel پنجره‌ای باز می‌شود که شامل اجزاء زیر است:
1_ نوار عنوان برنامه (Title Bar) نواری است که بالاترین بخش پنجره محسوب می‌شود. این نوار شامل نام محیط (Microsoft Excel) و نام Book و دکمه‌های هدایت (Caption Button) که شامل دکمه‌های مربوط به بستن، بزرگ نمایی و کوچک نمایی پنجره می‌باشد است.
2_ فهرست انتخاب اصلی یا نوار منو (Menu Bar) منو به معنی لیست انتخاب می‌باشد و می‌توانیم دستور مورد نظر را از منو انتخاب کرده، اجرا کنیم.
3_ نوار ابزار (Tool Bar) در زیر نوار منو، نواری وجود دارد که فرمان‌های موجود در منوها را به شکل یک ابزار در اختیار کاربر قرار می‌دهد.
بعضی از این ابزارها ممکن است در منوها وجود نداشته باشد. به طور پیش فرض دو نوار ابزار Standard و Formatting فعال هستند.
4_ نوار فرمول (Formula Bar) از این نوار برای ایجاد، ویرایش و نمایش فرمول‌ها استفاده می‌کنیم این نوار مختص محیط Excel می‌باشد.
5_ نوار انتخاب صفحه کاری (Sheet Bar) در قسمت پایین پنجره کار پوشه نواری وجود دارد که می‌توان Sheet مورد نیاز برای کارکردن را انتخاب نمود.
برروی این نوار عناوینی مثل Sheet1، Sheet2 و … وجود دارند که با Click کردن روی هر کدام، کاربرگ مورد نظر باز خواهد شد.
6 _ سطر وضعیت (Status Bar) در زیر نوار انتخاب کاربرگ، نواری به نام سطر وضعیت وجود دارد که وضعیت جاری برنامه را نمایش می‌دهد.
فعال کردن نوار ابزارها
نوار ابزارها را می‌توان از دو طریق فعال نمود:
1_ از طریق منوی View، گزینهToolbars
2_ بر روی یکی از نوار ابزارها Right Click کنیم
فعال کردن نوار فرمول و سطر وضعیت
برای فعال کردن سطر وضعیت و سطر فرمول (Formula Bar) بر روی منوی View، Click کرده و در کنار گزینه‌های مربوط به آن‌ها علامت تیک می‌زنیم.
اصطلاحات صفحه گسترده Excel
1- فایل صفحه گسترده یا کارپوشه یا Work Book یا Book:
به فایل‌ها در Excel کارپوشه اطلاق می‌شود. فایل‌ها در Excel با پسوند XLS ذخیره می شوند.
2- صفحه کاری یا کاربرگ یا Work Sheet یا Sheet:
هر فایل Excel از چندین زیر صفحه تشکیل شده است که به آن‌ها کاربرگ گفته می‌شود. در حقیقت Book محل نگهداری چند صفحه به نام Sheet است. یعنی اطلاعاتی که ما وارد می‌کنیم در Sheetها وارد می‌شود. به طور پیش‌فرض هر Book شامل 3 Sheet است.
3- سطر یا Row هر Sheet:
از چندین ردیف یا سطر تشکیل شده است که معمولاً با شماره های 1، 2 و … مشخص می شوند.
4- ستون یا Column:
هر Sheet از چندین ستون تشکیل شده است که معمولاً با حروف الفبای A، B و … مشخص می‌شوند.
5- سلول یا خانه (Cell):
محل برخورد یک سطر و ستون خاص در روی Sheet سبب ایجاد فضایی می‌شود که به آن سلول گفته می‌شود. این سلول‌ها می‌توانند شامل مقادیر عددی، کاراکتری، شی، و … باشد.
6- نشانی یا آدرس سلول:
هر سلولی در Sheet با نام یا آدرس خاصی مشخص می‌شود. برای نوشتن آدرس هر سلول ابتدا حرف ستون و سپس شماره سطر آن را می‌نویسیم. مثلاً آدرس E5 با سلول ستون E در سطر پنجم اشاره می‌کند.
رفتن سریع به یک آدرس:
برای رفتن سریع به آدرس سلول مورد نظر کافی است در اولین کادر خط فرمول (Name Box) آدرس سلول را تایپ کرده و Enter کنیم.
کار با کارپوشه‌ها در Excel، ایجاد یک Book جدید در Excel
برای ایجاد یک Book یا یک File جدید در Excel به یکی از روش‌های زیرعمل می‌کنیم:
1- انتخاب منویFile انتخاب گزینهNew در پنجره باز شده Workbook را در General Tab انتخاب می‌کنیم OK می‌کنیم.
2- فشردن هم زمان کلیدهای Ctr + N
3- استفاده از آیکون New در نوار ابزار Standard
4- اگر توجه کنیم در زیر یک حرف هر منو خط کشیده شده. اگر دکمه Alt را با آن حرف بگیریم منو باز می‌شود بعد برای فعال کردن هر گزینه منو کافی است دکمه مربوط به حرفی از آن که زیر آن خط کشیده شده را فشار دهیم پس برای New کافی است Alt+F+N را بفشاریم.
ذخیره کردن یک Book به یکی از روش‌های زیر:
1- انتخاب منویFile گزینه Save
2- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl+S
3- استفاده از آیکون Save در نوار ابزار Standard
4- فشردن کلیدهای Alt+F+S اگر برای اولین بار باشد که Save را انتخاب می‌کنیم، پنجره‌ای با نام Save as باز می‌شود که شامل قسمت‌های زیر است:
1- Save In:
مسیر ذخیره سازی را در این قسمت تعیین می‌کنیم.
2- File Name:
نامی را که می‌خواهیم file را با آن نام ذخیره کنیم در این قسمت تایپ می‌کنیم.
3- Save as Type:
پسوندی (نوعی) را که می‌خواهیم فایل با آن ذخیره شود تعیین می‌کنیم. به این قسمت مگر در موارد خاص دست نمی‌زنیم. اگر برای دفعاتی غیر از بار اول Save را انتخاب کنیم پنجره Save as ظاهر نمی‌شود و تغییرات داده شده با همان نام ذخیره می‌شود.
نکته:
وقتی فایل را با یک نام ذخیره می‌کنیم آن نام در نوار عنوان ظاهر می‌شود.
نکته:
پسوند فایلهای Excel، .xls می‌باشد.
Save As:
اگر بخواهیم Book ذخیره شده را با نام دیگر یا در مسیر دیگر یا نام دیگر و مسیر دیگر ذخیره کنیم Save as را از منوی File انتخاب کنیم.
ذخیره کردن Book بر روی دیسکت:
در پنجره Save as، در قسمتSave in ، 3.5 floppy (A): را انتخاب کنیم.
ذخیره کردن Book با فرمت مناسب برای صفحات وب:
انتخاب منوی File انتخاب گزینه Save as a Web Page
نکته:
در این حالت فایل را پسوند htm. ذخیره می‌شود.
باز کردن Book ذخیره شده به یکی از روش‌های زیر:
1- انتخاب منوی File انتخاب گزینه Open
2- فشردن هم زمان کلیدهای Ctrl+O
3- استفاده از آیکون Open در نوار ابزار Standard
4- فشردن کلیدهای Alt+F+O با انجام یکی از اعمال بالا پنجره‌ای باز می‌شود که شامل قسمت‌های زیر است:
الف- Look in:
در این قسمت مسیر فایلی را که می‌خواهیم باز کنیم انتخاب می‌کنیم.
ب- File Name:
می‌توانیم اسم فایل را در این قسمت تایپ کنیم و Open کنیم. همچنین می‌توانیم فایل را در لیست انتخاب کرده و فایل را باز کنیم.
بستن یک Book باز به یکی از روش های زیر:
در این حالت فقط فایل بسته می‌شود و محیط بسته نمی‌شود.
1- انتخاب منوی File انتخاب گزینه Close
2- کلیک بر روی آیکون Close که در نوار منو قرار دارد
3- فشردن کلیدهای Alt+F+C
بستن محیط Excel:
در این حالت اگر فایلی باز باشد، بسته می‌شود و سپس محیط Excel بسته می‌شود. در صورتی که فایلهای باز، ذخیره نشده باشند ابتدا سوالی مبنی بر ذخیره یا عدم ذخیره آن‌ها ظاهر می‌شود. به یکی از روش‌های زیر:
انتخاب منویFile انتخاب Exit
1- کلیک بر روی آیکون Close که در نوار عنوان قرار دارد.
2- فشردن کلیدهای Alt+F4
3- فشردن کلیدهای Alt+F+X
اطلاعات در Excel
طلاعات در محیط Excel می‌توانند اعداد، حروف، تاریخ، زمان و یادداشت باشند:
1- اطلاعات عددی کار کردن با اعداد:
Excel تمام اعداد را یکسان فرض می‌کند بنابراین دقت زیادی در نمایش اعداد به صورت مبلغ، تاریخ و کمیت یا هر شکل دیگری از اعداد ندارد.
در Excel اعداد را به دو روش می‌توان وارد نمود:
1- با استفاده از کلیدهای عددی موجود در بالای حروف
2- با استفاده از کلیدهای موجود در سمت راست صفحه کلید در مد Num Lock. (در صورتی که اعداد این قسمت کار می‌کنند که کلید Num Lock روشن باشد.) علاوه بر ارقام 0 تا 9 می‌توان نمادهای خاص + و – و ، و . و $ و % و E و e را وارد نمود.
نکته:
Excel به طور صحیح علائم کاما و دلار را قبول نموده و اعداد را در نماد علمی نیز دریافت کند.
نکته:
هنگامی که از علائم دلار، درصد یا کاما استفاده می‌شود، Excel قالب‌بندی اعداد را تغییر می‌دهد. برخورد Excel با اعداد:
1- اگر طول عدد از سلول کوچک‌تر باشد تغییری در سلول داده نمی‌شود.
2- اگر طول عدد به اندازه چند کاراکتر بزرگتر از سلول باشد اندازه سلول بزرگ شده تا عدد در آن بگنجد.
3- اگر طول اعداد برای خانه مورد نظر بزرگ باشد یکی از اتفاقات زیر رخ می‌دهد:
الف- اعداد در نماد علمی نمایش داده می‌شوند.
ب- عدد گرد می‌شود.
ج- سلول با یک سری از علائم # پر می‌شود. این حالت زمانی اتفاق می‌افتد که فرمت سلول General نباشد.
2- اطلاعات متنی:
می‌توانیم در سلول های Excel هر متن دلخواهی را چه به فارسی و چه انگلیسی تایپ کنیم.
توانایی Excel برای در نظر گرفتن اعداد مثل متن:
اگر عددی مثل 2/6 را وارد کنیم، پس از Enter کردن، Excel، 6 مارس را نمایش می‌دهد. یعنی این اعداد را به تاریخ در نظر می‌گیرد. برای این که این اعداد با همین قالب نوشته شد قبل از آن علامت (‘) آپستروف قرار می‌دهیم یعنی بنویسیم (‘6/2)
3- اطلاعات از نوع تاریخ:
اگر در سلول Excel یک تاریخ به فرم dd-mm-yy یا dd/mm/yy وارد کنیم به طور اتوماتیک قالب سلول تبدیل به قالب تاریخ شده و خط فاصله‌ها تبدیل به ( / ) شده و سال در چهار رقم نمایش داده می‌شود.
4- اطلاعات از نوع زمان:
می‌توانیم در سلول Excel یک زمان را با فرمت H:M:S وارد کنیم که قالب سلول به طور اتوماتیک زمان می‌شود.
5- اطلاعات از نوع یادداشت:
این نوع اطلاعات توضیحات یا یادداشت‌هایی هستند که بر روی سلول ظاهر شده و در مورد آن توضیح می‌دهند.
عملگرهای Excel
عملگرهای محاسباتی:
عملگرهای محاسباتی به ترتیب تقدم‌ها عبارتنداز: (^) توان و (%) درصد و (* , /) ضرب و تقسیم و (+ و -) جمع و تفریق
عملگرهای رشته‌ای:
تنها عملگر رشته‌ای (&) است از این عملگر برای ترکیب رشته‌ها استفاده می‌شود.
عملگرهای آدرس:
از این عملگر زمانی استفاده می‌شود که بخواهیم محدوده‌ای را مشخص کنیم که ابتدا آدرس ابتدای محدوده را نوشته و سپس علامت ( : ) را می‌گذاریم و بعد آدرس انتهای محدوده را می‌نویسیم.
ایجاد فرمول و مشاهده نتیجه:
در Excel به چند روش می‌توان فرمول‌ها را نوشت:
1- در خط فرمول (یا در سلول) قبل از فرمول علامت = را تایپ کرده سپس فرمول را تایپ می‌کنیم و بعد Enter می‌زنیم.
2- فرمول را در خط فرمول یا و بعد علامت = در خط فرمول سلول نوشته (بدون علامت =) سپس بر روی علامت می‌کنیم پنجره‌ای باز می‌شود Click که نتیجه را نمایش می‌دهد. در صورتی که بخواهیم نتیجه نمایش داده شود، OK را می‌زنیم.
3- در خانه‌ای که می‌خواهیم فرمول نوشته شود، Click می‌کنیم، علامت تساوی را تایپ کرده، سپس با ماوس بر روی خانه‌ای که می‌خواهیم عمل بر روی آن انجام شود Click می‌کنیم، سپس عملگر را تایپ کرده و سپس بر روی عملوند بعدی Click می‌کنیم. فرض کنید در سلول A1 عدد 2 و در سلول A2 عدد 5 را نوشتیم و می‌خواهیم در سلول A3 حاصل جمع این دو را بدست آوریم، برای این کار ابتدا در سلول A3 علامت = را تایپ کرده سپس بر روی سلول A1 (اولین عملوند) کلیک کرده تا آدرس آن در سلول A3 نوشته شود. سپس علامت + (عملگر) را تایپ کرده و بعد بر روی سلول A2 (دومین عملوند) کلیک می‌کنیم و در انتها Enter می‌کنیم.
ویرایش سلول:
برای ویرایش محتویات یک سلول به یکی از روش‌های زیر عمل می‌کنیم:
1_ بر روی سلول کلیک کرده و سپس در نوار فرمول در محل مورد نظر کلیک کرده، ویرایش را انجام می‌دهیم.
2_ بر روی سلول double Click کرده و ویرایش را انجام می‌دهیم.
انتخاب یک یا چند خانه توسط صفحه کلید:
برای انتخاب یک خانه کافی است با جهت‌نما (Arrow key) بر روی آن برویم. برای انتخاب تعدادی خانه مجاورکافی است دکمه Shift را پایین نگه‌داشته و با کلیدهای جهت‌نما (Arrow Key) بر روی آن حرکت کنیم. برای انتخاب سطر جاری کافی است کلیدهای Shift+Spacebar را فشار دهیم. برای انتخاب یک ستون کافی است کلیدهای Ctrl+Spacebar را بزنیم. برای انتخاب کاربرگ جاری کافی است کلیدهای Ctrl+Shift+Spacebar را بزنیم.
انتخاب یک یا چند خانه توسط ماوس:
برای انتخاب یک خانه کافی است با ماوس بر روی آن کلیک کنیم. برای انتخاب تعدادی خانه مجاور کافی است دکمه سمت چپ ماوس را پایین نگه داشته و روی خانه‌ها Drag کنیم. برای انتخاب یک سطر کافی است روی شماره سطر Click کنیم. برای انتخاب یک ستون کافی است روی حرف ستون Click کنیم. برای انتخاب یک کاربرگ کافی است از منوی Edit، گزینه Select All را انتخاب کنیم.
نکته:
برای انتخاب تعدادی خانه غیرمجاور با ماوس به تنهایی یا صفحه کلید به تنهایی نمی‌توان انتخاب را انجام داد و باید از ماوس و صفحه کلید، هر دو استفاده کنیم برای این کار کافی است کلید Ctrl را پایین نگه داشته و روی خانه‌های مورد نظر Click کنیم.
برگرفته از:
