همایش به نشست‌هایی که شرکت‌کنندگان در آن‌ها نمایندگان دولت‌ها و سازمان‌ها یا متخصصان امور فرهنگی و ادبی و اجتماعی و سیاسی هستند و برای بحث و تبادل نظر و تصمیم‌گیری درباره‌ی موضوعی خاص گرد هم می‌آیند، گفته می‌شود. چنین نشست‌هایی در سطح ملی یا بین‌المللی و به‌صورت دائمی یا موقت، برگزار می‌شوند. در این مقاله که به قلم نویسندگان قدم‌یار به سرپرستی مهندس فرشاد مارچینی گردآوری شده است، سعی می‌شود به صورت خلاصه و با زبانی ساده در رابطه با همایش جهت استفاده دانشجویان گرامی ارائه گردد.

همایش چیست؟

فرهنگستان زبان فارسی -در پاسخ به سوال همایش چیست؟- معنی این واژه را این‌گونه بیان می کند: «نشست‌هایی که شرکت‌کنندگان در آن‌ها نمایندگان دولت‌ها و سازمان‌ها یا متخصصان امور فرهنگی، ادبی، اجتماعی و سیاسی هستند و برای بحث و تبادل نظر و تصمیم‌گیری درباره‌ی موضوعی خاص گرد هم می‌آیند. چنین نشست‌هایی در سطح ملی یا بین‌المللی و به صورت دائمی یا موقت، برگزار می‌شوند».

انواع همایش‌ها

همایش‌ها و کنفرانس‌های علمی پژوهشی، در سطوح گوناگون منطقه‌ای، ملی، بین‌المللی و دانشجویی برگزار می‌شوند.
همایش به جلسه‌ای گفته می‌شود که در آن چند نفر در مورد موضوعی خاص با هم به بحث بپردازند که معمولاً با سمپوزیوم اشتباه گرفته می شود، اما همایش از نظر اندازه و هدف از بقیه متمایز می باشد، این اصطلاح را به عنوان یک مفهوم کلی می توان به کار گرفت. یک گردهمایی از اعضا به نمایندگی از چند گروه کنوانسیون می باشد که از یک همایش بزرگتر است.
در همایش افکار نو توزیع می‌شود و اطلاعات جدید بین اعضاء رد و بدل می شود و هدف آن ممکن است یکی از موارد زیر باشد:
دانشمندان و دانشگاهیان از اعضای همایش علمی می باشند، که در آن یا یک کارگاه را اداره می کنند و یا پژوهش های جمع آوری شده را ارائه می دهند.
کسانی که در یک شرکت و یا صنعت مشترک به فعالیت می پردازند از اعضای همایش تجارت می باشند و هدف آن‌ها از این گردهمایی بحث در مورد روندها و فرصت‌های جدید مرتبط با تجارت می باشد.
همایش تجارت در معیار بزرگتر انجام می شود. علاوه بر تجار برخی از مردم عادی و دانشجویان برای شناخت بیشتر ارتباطات جدید و ارتباط با فروشنده ها در این همایش شرکت می کنند.
برای سخنرانی در بیشتر همایش ها یک یا چند سخنران کلیدی وجود دارد که سخنرانی‌ها را ارائه می دهد و این کار در همایش آکادمیک و تجارت رایج می باشد. برای جذب بیشتر دانشجویان، در همایش از سخنرانانی دعوت به عمل می‌آید که شخصیت مهمی در زمینه های مربوطه دارند.

انواع همایش

اولین جلسه گردهمایی معمولاً جدی گرفته نمی‌شود و گاهی با سرگرمی همراه می‌باشد.

سمینار:

در سمینار در مورد یک موضوع خاص سازماندهی شده بحث می شود و این سمینارها در طبیعت به صورت فرهنگی انجام می‌شود و معمولاً در پایان سمینار شرکت‌کنندگان باید اطلاعات و توانایی‌های علمی خود را گسترش داده باشند. کارگاه آموزشی بیشتر از یک تجربه فیزیکی برای شرکت‌کنندگان با نمایش و اثبات و فعالیت می باشد. زمان سخنرانی برای سخنرانان محدود می باشد.

همایش میزگرد:

در این همایش گروهی از همسالان برای تبادل افکار و نظرات در رابطه با یک موضوع خاص دورهم جمع می شوند و معمولاً موضوع این دورهمی سیاسی و تجاری می باشد. تعداد اعضا در میزگرد محدود می باشد به طوری که هر فرد می تواند با دیگران رو‌به‌رو شود.

مقدمات برگزاری همایش

۱- برای برگزای همایش دانشجویی بایستی از سوی گروه آموزشی یا مرکز تحقیقات در دانشگاه یا سازمان مربوطه به همراه تایید انجمن مربوطه (در صورت همکاری با انجمن‌ها برای برگزاری همایش) به معاونت پژوهشی دانشگاه با ذکر عنوان و نوع همایش و تاریخ برگزاری درخواست داده شود.
۲- درخواست برگزاری همایش وقتی قابل طرح در شورای پژوهشی دانشگاه می‌باشد که همایش  برای ارائه نتایج تحقیقات برگزار شود و از فراخوان مقاله برخوردار باشد.
۳- در نظام ارزشیابی معاونت پژوهشی دانشگاه، هر همایش بین‌المللی ۱۰۰ امتیاز و همایش کشوری به ازاء هر روز ۵ امتیاز (حداکثر تا سقف ۱۰۰ امتیاز در سال) دارد، اما همایش‌های بین‌المللی اهمیت و اولویت خاصی دارند.
۴- طرح موضوع در شورای پژوهشی دانشگاه و تصویب کلیات برگزاری، تاریخ و اختصاص بودجه. در این مرحله شاید از برگزارکنندگان دعوت شود برای ارائه دلایل برگزاری همایش در جلسه شورای پژوهشی دانشگاه حضور پیدا کنند.
۵- ابلاغ تصویب برگزاری همایش به برگزارکنندگان. (پیشنهاد دهندگان همایش)
۶- برگزاری جلسه هماهنگی داخلی همایش توسط برگزارکنندگان برای تعیین دبیر همایش، دبیر اجرایی و دبیر علمی و پیشنهاد کتبی موضوع به معاونت پژوهشی.
۷- پیشنهاد دبیر همایش و دبیران اجرایی و علمی همایش از طرف معاونت پژوهشی به ریاست دانشگاه جهت صدور و ابلاغ حکم

۸- برگزاری نخستین جلسه هماهنگی با حضور معاون پژوهشی، دبیر همایش، مدیر روابط بین‌الملل و دبیر اجرایی و علمی همایش به منظور تصمیم‌گیری در خصوص:
الف: تعیین نام، تاریخ دقیق، مدت و نوع همایش (بین‌المللی، داخلی)، مکان دبیرخانه، مکان برگزاری همایش
ب: بررسی چگونگی تامین و هزینه منابع مالی همایش شامل نوع تعامل با سازمان‌ها و حامیان خارج از دانشگاه
ج: بررسی رئوس وظایف کمیته اجرایی و نوع و چگونگی همکاری معاونت پژوهشی در برگزاری همایش
د: طرح و بیان پیشنهادات و تجربیات و توصیه‌های لازم در خصوص نحوه برگزاری هرچه بهتر همایش

۹- انجام مکاتبات لازم جهت اخذ مجوز همایش‌های بین‌المللی از هیئت دولت توسط مدیریت روابط دانشگاهی و بین‌الملل
۱۰- صدور احکام اعضای کمیته‌های علمی و اجرایی همایش توسط دبیر همایش