دانشجویانی که از اساتیدشان توصیه نامه دریافت می کنند از اولویت بالاتری جهت دریافت بورس تحصیلی برخوردارند. در این مقاله که به قلم نویسندگان قدم‌یار به سرپرستی مهندس فرشاد مارچینی گردآوری شده است. سعی می‌شود به صورت خلاصه و با زبانی ساده در رابطه با توصیه نامه استاد جهت پذیرش دانشجویان گرامی ارائه گردد.

توصیه نامه‌ (Recommendation Letter)

دانشجویانی که از اساتیدشان توصیه‌نامه دریافت می‌کنند، از اولویت بالاتری جهت دریافت بورس تحصیلی برخوردارند. برای این کار دانشجو باید در ابتدا سایت دانشگاه مقصد را بررسی‌ کند تا از تعداد توصیه‌نامه درخواستی آن دانشگاه مطلع شود؛ معمولاً توصیه‌نامه‌ها ۲ یا ۳ عدد هستند که در قالب فایل PDF یا Word آماده می‌شوند و لازم است پرینت آن را تهیه نمایند و در اختیار استادی که می خواهد توصیه‌نامه را بنویسند، قرار دهند. بهتر می‌باشد، دانشجویان توصیه‌نامه را از استادی دریافت کنند که با آن استاد واحد درسی را گذرانده‌اند و نمرات عالی را کسب نموده‌اند که این امر موجب شناخت استاد از دانشجو می‌شود. البته دانشجویان مقطع دکترا باید در نظر داشته باشند که جهت دریافت توصیه‌نامه از استادی کمک بگیرند که استاد راهنمای مقطع کارشناسی ارشد وی باشد. استاد مربوطه می بایست بعد از نوشتن توصیه‌نامه بر روی کاغذ آرم‌دار دانشگاه، آن را در پاکت مخصوص دانشگاه قرار داده، درب آن را ببندد و روی آن (پاکت) را امضا کند (به هیچ عنوان درب توصیه‌نامه نباید توسط دانشجو باز شود، زیرا اعتبار خود را از دست می دهد).

زمان مناسب برای نوشتن توصیه نامه 

البته دانشجویان باید توجه داشته باشند که در برخی از دانشگاه‌ها بخاطر حجم زیاد درخواست‌ها جهت نوشتن توصیه‌نامه، اساتید وقت لازم جهت نوشتن توصیه‌نامه را ندارند. دانشجویان می بایست زمان مناسب را برای استاد مربوطه جهت نوشتن توصیه نامه به وجود آورند. اگر دانشجویان گرفتن توصیه نامه را در آخرین مراحل برنامه های خود قرار دهند امکان این را دارد که استاد زمان لازم را برای توصیه نامه آن ها نداشته باشد و تمام مراحل پذیرش به تأخیر بی‌افتد.

توصیه نامه الکترونیکی و شرایط آن

دانشگاه‌ها اخیراً برای دریافت توصیه نامه از روشی جدید استفاده می کنند که در این سیستم دیگر نیازی به پرینت فرم‌ها و تحویل آن به استاد مربوطه نمی‌‌باشد، چون در حین مراحل پذیرش، امکان ایجاد فایل الکترونیکی‌ در دانشگاه مربوطه به شما داده می شود. دانشجویان می‌توانند با کمک این سیستم الکترونیکی، پست الکترونیک استاتیدی که قرار است برای آن‌ها توصیه نامه بنویسند را در سیستم ثبت نمایند. از این رو سیستم یک پست الکترونیکی به اساتید مربوطه ارسال می کند و در این ایمیل از آنها درخواست می‌شود فرم توصیه نامه را به صورت الکترونیکی‌ پرنمایند. هرچند این روش روند کلی کار را آسان می کند اما نیاز به پیگیری دانشجویان برای اطمینان از پاسخ به پست الکترونیکی دانشگاه مربوطه می باشد که قرار است برای آن‌ها توصیه نامه بنویسند. کمتر مواقع پیش آمده است که استاد مربوطه پاسخ به پست الکترونیکی‌ را از یاد برده و پرونده پذیرش دانشجو نیمه تمام بماند.
دانشجویان می‌توانند با استفاده از امکانات سیستم آنلاین دانشگاه، بررسی نمایند اساتیدی که برای نوشتن توصیه نامه در سیستم ثبت شده‌اند به آدرس پست الکترونیکی مربوطه پاسخ داده‌اند یا خیر، پس می‌توانند اطمینان پیدا کنند که کدام استاد هنوز به پست الکترونیکی پاسخ نداده و از این راه با استاد مربوطه ارتباط برقرار نمایند.
دانشجویان متقاضی باید در نظر داشته باشند که دانشگاه‌های معتبر، Deadline (ضرب الاجلی) را جهت دریافت تمام مدارک شما در نظر می‌گیرند، در صورتی که یکی‌ از مدارک‌تان دیرتر از این Deadline (ضرب الاجلی) به دست دانشگاه برسد امکان دارد پرونده بررسی نشود؛ این مورد حتی شامل توصیه نامه‌ها هم می‌شود.

در سیستم آنلاین پذیرش دانشجویان مثل سرویس‌های آنلاین دیگر، دانشجو با یک کد کاربری و یک کلمه عبور می تواند در سیستم عضو شود، بنابراین با استفاده از این کد کاربری دانشجویان می توانند وارد سیستم شوند و اطلاعات خود را وارد کنند. در نظر داشته باشید که با وجود وارد کردن اطلاعات به صورت آنلاین می بایست مدارک خود را به دانشگاه مربوطه پست نمایند.

رعایت محرمانگی توصیه نامه

بهتر است دانشجویان این نکته را در نظر داشته باشند که توصیه نامه کاملاً محرمانه نوشته می شود، پس از استادی توصیه نامه دریافت کنند که دید خوبی نسبت به آن ها داشته باشند و نکات مثبت شان را پررنگ تر نشان دهند، هر چه توصیه نامه قوی‌تر باشد تأثیر بیشتری در بورس تحصیلی دانشجویان خواهد داشت.