Admission

If you do not know, emailing professors and getting in touch with them during admission process will increase your chances of admission and funding. Your challenge is to make sure you write a good email that shows your genuine interest and zeal to work for the professor with passion. Many students have a bunch of questions like

How to email professor for getting admission ?
How to write email to get funding or fellowship from professor ?
What to email professor ? Contents of email ?
Should I ask for funding or NOT in first email ?
What if I get a reply, how should I proceed?
What should the subject line be for email to professor ?
What kind of English should I use ? Simple?
I will try to address some of these questions as tips.

پذیرش

اگر نمی دانید، ایمیل زدن به اساتید و ارتباط با آنها در طول مراحل پذیرش، شانس پذیرش و تامین مالی شما را افزایش می دهد. چالش شما این است که مطمئن شوید یک ایمیل خوب بنویسید که نشان دهنده علاقه و غیرت واقعی شما برای کار کردن با علاقه برای استاد باشد. بسیاری از دانش آموزان مجموعه ای از سوالات مانند
چگونه برای گرفتن پذیرش به استاد ایمیل بزنیم؟
چگونه برای گرفتن فاند یا کمک هزینه از استاد ایمیل بنویسیم؟
به استاد چه ایمیلی بزنیم؟ محتویات ایمیل؟
آیا باید در ایمیل اول درخواست بودجه کنم یا خیر؟
اگر پاسخی دریافت کنم، چگونه باید اقدام کنم؟
موضوع ایمیل به استاد چه باید باشد؟
از چه نوع انگلیسی استفاده کنم؟ ساده؟
من سعی خواهم کرد به برخی از این سوالات به عنوان راهنمایی بپردازم.

1. Subject line for Emailing professors for Graduate School Admission

Subject line is the most important piece of email. Most the emails are not even opened by professors; they just look at subject line and delete them. The main reason is, they get so much email from university, students, research, etc. If you put in subjects like ‘Hello’, ‘Hi’, ‘How are you?’ , ‘admission’, ‘scholarship’, etc. The chances are your email is not even read. They will just delete it. For more info, read this article: Importance of good subject line for emailing Admissions or Professors. Here are some sample subject lines to email professors for admission:

all 2017 Prospective Student: Research Info needed
Summer 2017 Student: Artificial Intelligence Research Question
Spring 2018 prospective student: Need Admission Information
Fall 2018 Student : Need info on Research prospects at UW-Madison
Summer 2018 : Research Assistantships Info needed, URGENT !

The key word to mention in subject line is PROSPECTIVE STUDENT. The trick is, no professor would throw away any email if it has prospective student because, you are a potential student to the university and they will read it and reply or forward it right person if they do not know. Think about it, prospective students are the future customers for the School.

1. خط موضوع برای ارسال ایمیل به اساتید برای پذیرش تحصیلات تکمیلی

موضوع مهم ترین قسمت ایمیل است. اکثر ایمیل ها حتی توسط اساتید باز نمی شوند. آنها فقط به موضوع نگاه می کنند و آنها را حذف می کنند. دلیل اصلی این است که آن‌ها ایمیل‌های زیادی از دانشگاه، دانشجویان، تحقیقات و غیره دریافت می‌کنند. اگر موضوعاتی مانند «سلام»، «سلام»، «خوبی؟»، «پذیرش»، «بورسیه» و غیره را وارد کنید. این احتمال وجود دارد که ایمیل شما حتی خوانده نشود. آنها فقط آن را حذف خواهند کرد. برای اطلاعات بیشتر، این مقاله را بخوانید: اهمیت خط موضوع خوب برای ارسال ایمیل به پذیرش یا اساتید. در اینجا چند نمونه موضوعی برای اساتید ایمیل برای پذیرش آمده است:
همه دانشجویان آینده نگر 2017: اطلاعات تحقیق مورد نیاز است
دانشجوی تابستان 2017: سوال تحقیق هوش مصنوعی
دانشجوی آینده نگر بهار 2018: به اطلاعات پذیرش نیاز دارید
دانشجوی پاییز 2018: به اطلاعاتی در مورد چشم انداز تحقیقات در UW-Madison نیاز دارید
تابستان 2018: اطلاعات دستیاران پژوهشی مورد نیاز است، فوری!
کلمه کلیدی برای ذکر در موضوع، دانش آموز آینده است. ترفند این است که هیچ استادی هیچ ایمیلی را اگر دانشجوی احتمالی داشته باشد دور نمی اندازد زیرا شما دانشجوی بالقوه ای برای دانشگاه هستید و آنها آن را می خوانند و در صورت عدم اطلاع به شخص درست پاسخ می دهند یا فوروارد می کنند. در مورد آن فکر کنید، دانش آموزان آینده نگر مشتریان آینده مدرسه هستند.

2. English, Grammar and Punctuations in the Email:

I have seen students write emails without using proper English, especially grammar and punctuations. If you do not write email without proper English, it clearly indicates your incompetency and lack of good writing skills. Professors do NOT want to even reply to these kind of emails. They are academicians, writing good English is mandatory to succeed. The expect someone applying to Graduate school to have proper writing skills and ability to articulate your ideas properly. So, be careful when you write email. Do not use chat language like ‘c u then, hw r u ?, life gud…’ . You have to write proper English with proper capitalizations, punctuations, and grammar. If you do not have these, you may not get positive response. In fact, in one of my first graduate classes, one of my professors told us that he will not respond to emails that do not have proper English and we may get negative points too. So, be careful!

2. انگلیسی، گرامر و علائم نگارشی در ایمیل:

من دانش‌آموزان را دیده‌ام که بدون استفاده از انگلیسی مناسب، مخصوصاً دستور زبان و علائم نگارشی، ایمیل می‌نویسند. اگر بدون زبان انگلیسی مناسب ایمیل نمی نویسید، به وضوح نشان دهنده بی کفایتی و عدم مهارت نوشتن خوب شماست. اساتید حتی نمی خواهند به این نوع ایمیل ها پاسخ دهند. آنها آکادمیک هستند، نوشتن انگلیسی خوب برای موفقیت الزامی است. از فردی که برای تحصیلات تکمیلی درخواست می دهد انتظار داشته باشید که مهارت های نوشتاری مناسب و توانایی بیان ایده های شما را به درستی داشته باشد. بنابراین، هنگام نوشتن ایمیل مراقب باشید. از زبان چت مانند “c u then, hw r u ?, life gud…” استفاده نکنید. شما باید انگلیسی مناسب با حروف بزرگ، علائم نگارشی و گرامر مناسب بنویسید. اگر اینها را نداشته باشید، ممکن است پاسخ مثبت دریافت نکنید. در واقع در یکی از اولین کلاس های فارغ التحصیلی، یکی از اساتیدم به ما گفت که به ایمیل هایی که انگلیسی مناسبی ندارند پاسخ نمی دهد و ممکن است امتیاز منفی هم بگیریم. خیلی مراقب باش!

3. Research Information of Professor in Email:

Your email should clearly demonstrate that you have a complete understanding about the professors research area and what he actually does in that area. The key thing to understand is, every professor specializes in particular research area and they have research grants only related to that particular research area. They can only consider you for funding, if you are interested in the research they specialize in. When you write an email to professor, you should mention about research and use some technical jargon related to his research area. You may only do that if you have read few research papers that they have written. So, if you can read few research papers of the professors and mention about them in the email, it clearly shows that you have done your homework and they will be interested in at least replying to you. You should try to write your technical interests and be able to tie to back to the research area of the professor. You can mention about your research papers or technical presentations. If you have none, just show your interest by doing some homework about topic. For instance, you may say, “ I am very interested to pursue research in Neural Networks and their impact on real time decisions.” You have to do your homework and write as much research info as you can.

3. اطلاعات تحقیقی استاد در ایمیل:

ایمیل شما باید به وضوح نشان دهد که شما درک کاملی از حوزه تحقیقاتی اساتید و کارهایی که او در آن زمینه انجام می دهد دارید. نکته کلیدی برای درک این است که هر استادی در حوزه تحقیقاتی خاصی تخصص دارد و آنها فقط به آن حوزه تحقیقاتی خاص کمک هزینه تحقیقاتی دارند. آنها فقط می توانند شما را برای تأمین مالی در نظر بگیرند، اگر به تحقیقاتی که آنها در آن تخصص دارند علاقه مند هستید. وقتی برای استاد ایمیل می نویسید، باید در مورد تحقیق صحبت کنید و از برخی اصطلاحات فنی مرتبط با حوزه تحقیقاتی او استفاده کنید. فقط در صورتی می توانید این کار را انجام دهید که مقالات تحقیقاتی کمی را که آنها نوشته اند خوانده باشید. بنابراین، اگر بتوانید چند مقاله تحقیقاتی اساتید را بخوانید و در ایمیل در مورد آنها ذکر کنید، به وضوح نشان می دهد که شما تکالیف خود را انجام داده اید و آنها حداقل علاقه مند می شوند که به شما پاسخ دهند. شما باید سعی کنید علایق فنی خود را بنویسید و بتوانید به حوزه تحقیقاتی استاد بپیوندید. می توانید در مورد مقالات تحقیقاتی یا ارائه های فنی خود اشاره کنید. اگر هیچ کدام را ندارید، فقط با انجام تکالیف در مورد موضوع علاقه خود را نشان دهید. به عنوان مثال، ممکن است بگویید، “من بسیار علاقه مند هستم که در زمینه شبکه های عصبی و تاثیر آنها بر تصمیم گیری های زمان واقعی تحقیق کنم.” شما باید تکالیف خود را انجام دهید و تا آنجا که می توانید اطلاعات تحقیقاتی بنویسید.

4.How to Ask about Admission, Fellowships or Assistantships in Email:

Asking directly that I need admission or funding is a very bad idea. It does not show that you are interested. You have to frame your sentences properly indicating your interest in school and program. Honestly, do not try to just create a fake interest or impression by saying your school is good, blah, blah, blah. Be genuine and write sincerely what you know about the school and what kind of research is at school. Do some homework about school, read the department website and research area, program info. You have to indicate that you are interested in the school because you like so and so stuff and you would like to be part of it. For funding, you may ask like “I like to do research in this area, how is the funding situation for new students in this area ?”. “ Do new students get any assistantships in first semester ?”. By phrasing it this way, you are not being desperate. It is asking in general. Most of the times, professors say, once you arrive here, meet me and we can discuss funding information.

4. چگونه در مورد پذیرش، کمک هزینه تحصیلی یا دستیار در ایمیل بپرسیم:

این که مستقیماً بپرسید که به پذیرش یا بودجه نیاز دارم ایده بسیار بدی است. این نشان نمی دهد که شما علاقه مند هستید. شما باید جملات خود را به درستی قاب بندی کنید که نشان دهنده علاقه شما به مدرسه و برنامه باشد. راستش را بخواهید، سعی نکنید فقط با گفتن این که مدرسه شما خوب است، یک علاقه یا تصور جعلی ایجاد کنید، بل، بل، بلا. صادق باشید و آنچه را که در مورد مدرسه و نوع تحقیق در مدرسه می دانید را صادقانه بنویسید. چند تکلیف در مورد مدرسه انجام دهید، وب سایت بخش و منطقه تحقیقاتی، اطلاعات برنامه را بخوانید. شما باید نشان دهید که به مدرسه علاقه دارید زیرا فلان چیز را دوست دارید و دوست دارید بخشی از آن باشید. برای تامین مالی، ممکن است بپرسید “من دوست دارم در این زمینه تحقیق کنم، وضعیت بودجه برای دانشجویان جدیدالورود در این زمینه چگونه است؟” آیا دانشجویان جدیدالورود در ترم اول دستیاری دریافت می کنند؟ با این عبارت، شما ناامید نیستید. به طور کلی سوال می کند. اغلب اوقات اساتید می گویند، به محض اینکه به اینجا رسیدید، با من ملاقات کنید و می توانیم در مورد اطلاعات مالی صحبت کنیم.