راهنمای ارسال مقاله علمی به مجلات داخلی و خارجی
راهنمای نویسندگان
پس‌ازآنتخاب قطعی مجله موردنظر، قسمت راهنمای نویسندگان آن را با دقت بخوانید. درواقع مقاله شما باید در چارچوب موردنظر آن مجله تنظیم‌شده باشد،
در غیر این صورت مقاله‌تان از جانب سردبیر برگشت داده خواهد شد یا در صورت پذیرش اولیه، مراحل بررسی طولانی‌تری را پشت سر خواهد گذاشت. هر چه بیشتر به این قسمت اهمیت دهید، سردبیر نسبت به مقاله شما دید مثبت‌تری پیدا می‌کند.
دستورالعمل کلی مجلات برای تنظیم مقالات تقریباً مشابه است. صفحه عنوان، چکیده، واژگان کلیدی، مقدمه، مواد و روش‌ها، نتایج، بحث، نتیجه‌گیری و مراجع، بخش‌هایی هستند که حتماً باید وجود داشته باشند، اما اینکه آن‌ها به دنبال هم آورده شوند یا هر یک در صفحات جداگانه‌ای قرار گیرند، فاصله بین خطوط چقدر باشد، از چه فونتی استفاده شود، حجم هر قسمت حداکثر چقدر باشد، مراجع با چه سبکی نوشته شوند و مطالبی ازاین‌دست، به چارچوب موردنظر مجله بستگی دارد. اکثر مجلات ترجیح می‌دهند شکل‌ها و جدول‌ها در صفحاتی جداگانه درج شوند، نه لابه‌لای متن؛ بنابراین برای هر شکل یا جدول، صفحه‌ای مستقل اختصاص دهید.
نکته مهم آن است که هنگام اِعمال تغییرات موردنظر مجله، مراقب باشید که مطلبی اشتباهاً پاک نشود.
روش ایده آل آن است که هم‌زمان با تألیف مقاله، یعنی از همان زمان که بررسی متون را انجام می‌دهید، مجله موردنظرتان را انتخاب و بامطالعه راهنمای نویسندگان، شیوه نوشتن را به سبک موردنظر آن مجله درآورید.
صفحه عنوان
ازآنجاکه مجلات مختلف دستورالعمل‌های گوناگونی برای تنظیم این قسمت در نظر می‌گیرند، در اینجا نیز باید به راهنمای نویسندگان مجله مراجعه کنید. به‌طورکلی صفحه عنوان، دربردارنده عنوان مقاله در بالا و اسامی نویسندگان در پایین می‌باشد. نام و نام خانوادگی کامل نویسندگان، بالاترین درجه علمی، سِمت (ها)، موقعیت آکادمیک، آدرس و نام گروه یا مؤسسه‌ای که پژوهش در آنجا انجام‌شده است باید ذکر گردد. قسمت پایین صفحه به مشخصات نویسنده مسئول مکاتبات، شامل نام و نام خانوادگی، درجه علمی، آدرس دقیق پستی، تلفن، فکس (با ذکر کد بین‌المللی کشور) و پست الکترونیک آکادمیک تعلق دارد.
آماده‌سازی قبل از ارسال
پس‌ازآنجام تغییرات، چندین نوبت دیگر مقاله را بخوانید و در صورت امکان، از همکاران باتجربه و مورد اعتمادتان بخواهید آن را مطالعه و نقایص احتمالی را برای شما مشخص کنند. تصمیم‌گیرنده نهایی شما هستید. بهتر است مقاله را به یک نفر که به زبان انگلیسی مسلط‌تر از شماست نیز بدهید. ساده‌نویسی، روانی مطلب و قابل‌فهم بودن آن اهمیت زیادی در جلب نظر مثبت سردبیر دارد. حتماً با فعال کردن گزینه کنترل املا و گرامر کلمات نرم‌افزار Word، غلط‌های املایی و گرامری متن را برطرف نمایید. نهایتاً خودتان، املای تک‌تک کلمات را چک کنید، زیرا این نرم‌افزار قادر به شناسایی املای لغات و اصطلاحات تخصصی نمی‌باشد.
تهیه نامه همراه
نامه کوتاهی که در آن با مخاطب قرار دادن سردبیر، درخواست خود را برای بررسی و چاپ مقاله ارسالی مطرح می‌کنید، نامه همراه نام دارد. درواقع اولین چیزی که سردبیر پیش از رؤیت مقاله با آن مواجه خواهد شد، همین نامه است که اگر در بردارنده نکات لازم باشد، دیدگاه مثبتی نسبت به مقاله ارسالی در وی ایجاد خواهد کرد.
برخی مجلات در قسمت راهنمای نویسندگان، نکاتی را ذکر می‌کنند که رعایت آن‌ها در نامه همراه الزامیست. برخی مجلات نیز فرم خاصی برای نامه همراه طراحی کرده‌اند که پس از ذخیره‌سازی آن از روی سایت مجله، صرفاً جاهای خالی آن را پر می‌کنید و می‌فرستید. اگر چنین چیزی وجود نداشت، به روشی استاندارد نامه را تنظیم کنید.
ارسال مقاله به مجله
اکنون آماده ارسال مقاله هستید. در حال حاضر اکثر مجلات، دریافت مقاله به طریق الکترونیک را ترجیح می‌دهند، زیرا این روش امن‌تر و سریع‌تر است. فایل مقاله را به فرمت Word یا PDF تهیه و از جدیدترین ویرایش آن‌ها استفاده کنید. سپس فایل PDF را مجدداً با دقت بخوانید تا مطمئن شوید تمام حروف، اعداد و نمادها به‌درستی منعکس‌شده‌اند. از نمادهای غیراستاندارد استفاده نکنید.
در سایت اینترنتی برخی مجلات معتبر، گزینه‌ای وجود دارد که با کلیک کردن بر روی آن، وارد مراحل ارسال آنلاین مقاله می‌شوید. به‌این‌ترتیب که صفحات متعددی باز می‌شود و از شما می‌خواهد عنوان، اسامی نویسندگان، آدرس، تلفن، فکس، پست الکترونیک و متن اصلی مقاله را وارد کنید. در هر قسمت باید آنچه را که از شما خواسته‌شده است از روی متن مقاله کپی کنید و در کادر مربوطه قرار دهید.
مجلاتی که هنوز به سیستم ارسال آنلاین مقاله تجهیز نشده‌اند، از شما می‌خواهند مقاله‌تان را بر اساس دستورالعملی که در قسمت راهنمای نویسندگان ارائه‌شده است، تنظیم و در کنار نامه همراه، به پست الکترونیک سردبیر ارسال نمایید. در این صورت متن پست الکترونیک را نامه همراه تشکیل می‌دهد که مقاله به آن منضم شده است.
روش دیگر، ارسال از طریق پست می‌باشد. بدین منظور باید علاوه برنامه همراه، سه تا پنج نسخه از مقاله را پرینت بگیرید و همراه با دیسکت یا سی دی حاوی متن مقاله، شکل‌ها و جدول‌ها به آدرس پستی مجله ارسال کنید. از پست سفارشی استفاده کنید و رسید آن را تا حصول اطمینان از رسیدن بسته نزد خود نگاه‌دارید.
پس از ارسال مقاله باید منتظر دریافت نامه اعلام وصول از جانب سردبیر باشید که به پست الکترونیک یا آدرس پستی شما ارسال می‌شود و مشخص می‌کند مقاله به دست آن‌ها رسیده و در حال بررسی است. ممکن است به شما یک کد چندرقمی نیز ارائه شود تا پی گیری‌های بعدی از طریق آن انجام شود.
روند بررسی و داوری مقاله
اکنون زمان انتظار فرارسیده است. امیدوار باشید و درعین‌حال خود را برای رویارویی با هر پاسخی از سوی مجله آماده کنید.
ممکن است مقاله شما به‌سرعت از جانب سردبیر موردپذیرش واقع شود. این اتفاق نادر هنگامی رخ می‌دهد که ایده تحقیقاتی شما واقعاً تازه و جالب باشد. حالتی که عمدتاً رخ می‌دهد آن است که مقاله پس از غربالگری اولیه و اولویت‌بندی توسط سردبیر یا هیئت سردبیری، در اختیار چند داور یا کارشناس قرار می‌گیرد تا به‌دقت آن را ارزیابی نمایند.
داوران موظف‌اند در بازه زمانی که در اختیاردارند، مقاله را نقد و بررسی و نظراتشان را اعلام کنند. معمولاً فرمی در اختیار داور قرار می‌گیرد تا بر اساس آن، بکر بودن، کیفیت و نقاط ضعف و قوت مقاله را بررسی کند.
اظهارنظر داوران باید کاملاً بی‌طرفانه باشد. برخی مجلات با پوشاندن اسم نویسندگان مقاله‌ای که به داور می سپرند، سعی می‌کنند به این هدف نزدیک‌تر شوند.
درحالی‌که پنهان داشتن نام داور از نویسنده اقدامی رایج محسوب می‌شود، اما برخی مجلات از شما می‌خواهند داور مقاله‌تان را خودتان پیشنهاد کنید. مثلاً پیشنهاد داور در سری مجلات BMC اجباری است، یعنی اگر داور پیشنهاد نکنید، مقاله شما موردبررسی قرار نخواهد گرفت. در سری مجلات BMJ پیشنهاد داور اختیاری است؛ یعنی به شما اجازه داده می‌شود که سه تا چهار داور پیشنهاد کنید. امروزه مسئله پیشنهاد کردن داوران به روندی رو به رشد در میان مجلات تبدیل‌شده است. برای پیدا کردن داوران بهترین راه استفاده از مراجع مقاله خودتان است، زیرا پژوهش شما در راستای پژوهش سایر افرادی است که در آن زمینه کارکرده‌اند؛ البته نه آن‌هایی که مخالف عقاید و نظرات شما هستند. نکته مهم آن است که به‌هیچ‌وجه حق تماس گرفتن با داوری که برمی‌گزینید را ندارید، حتی اگر کسی باشد که با او آشنا باشید.
زمان داوری
زمان داوری و ارائه نتایج در مجلات مختلف باهم فرق می‌کند. متأسفانه این زمان در مورد مجلات داخلی بعضاً تا یک سال طول می‌کشد. به‌طورکلی، چنانچه پس از گذشت ۶ ماه از دریافت نامه وصول به سردبیر جوابی دریافت نکردید، با مجله تماس بگیرید. می‌توانید از تلفن، فاکس، ایمیل یا ارسال نامه پستی استفاده کنید. اگر باگذشت دو ماه بازهم جوابی دریافت نکردید، مجدداً با مجله تماس بگیرید و اگر بازهم جوابی نگرفتید دیگر هیچ مقاله‌ای به این مجله ارسال ننمایید.
سرنوشت مقاله پس از داوری
مقاله شما پس از داوری در اختیار سردبیر قرار می‌گیرد. سردبیر، محوری‌ترین نقش را در تصمیم‌گیری نهایی بر عهده دارد. وضعیت مقاله پس از تصمیم سردبیر معمولاً به یکی از صورت‌های زیر خواهد بود:
– پذیرش برای چاپ
– پذیرش برای چاپ پس از اصلاحات جزئی
– پذیرش برای چاپ پس از اصلاحات کلی
– بررسی مجدد احتمالی برای چاپ پس از اصلاحات اساسی
– بررسی احتمالی برای چاپ در قالب نامه به سردبیر یا گزارش کوتاه
– غیرقابل‌چاپ
اصلاح و بازبینی
مجلات خارجی عمدتاً پس از گذشت ۶ – ۳ ماه جواب پذیرش، نیاز به اصلاح یا رد مقاله را پس از بررسی توسط داوران ارائه می‌کنند. ممکن است مقاله شما بدون هیچ‌گونه نیاز به تغییر موردپذیرش قرار گیرد، اما این اتفاق کمتر رخ می‌دهد. اکثر موارد به بازبینی و اصلاح مقاله نیاز پیدا می‌کنید. به این مفهوم که سردبیر با اعلام پذیرش مشروط مقاله، از شما می‌خواهد تغییرات جزئی یا کلی را که بر اساس نظرات داوران برای شما فهرست گردیده است در مقاله اِعمال کنید تا مقاله‌تان مجدداً بررسی شود. در این صورت معمولاً یک بازه زمانی برای شما تعیین می‌گردد تا اصلاحات موردنظر را انجام دهید.. اگر مدت زیادی از زمان ارسال مقاله می‌گذرد، مراجع آن را به‌روز کنید. حتی‌المقدور سعی کنید کار اصلاح را پیش از تمام شدن فرصتی که در اختیارتان گذاشته‌شده به پایان رسانید. چنانچه در مورد خاصی، اصلاح آن‌گونه که موردنظر مجله است ممکن نمی‌باشد، می‌توانید با سردبیر مکاتبه کنید و دلایل خود را دراین‌باره ذکر نمایید.
پس از اتمام کار، مجدداً مقاله‌تان را از با فرض اینکه از نو آن را نوشته‌اید، موردبررسی قرار دهید و پس از کسب اطمینان از اصلاح کلیه موارد اشاره‌شده از سوی داوران، آن را ارسال نمایید.
پذیرش و چاپ مقاله
پس‌ازآن که مقاله شما موردپذیرش قرار گرفت، به خودتان تبریک بگویید. اعتمادبه‌نفس ارزشمندی که به دست آورده‌اید را به‌عنوان نیروی محرکه پژوهش‌های بعدیتان حفظ کنید، اما هرگز دچار غرور نشوید. روزانه مقالات صدها محقق مانند شما در سراسر جهان پذیرش می‌شود.
پس از پذیرش مقاله و پیش از چاپ آن، ویرایش نهایی انجام می‌شود که گستردگی آن در مجلات مختلف متفاوت است. این ویرایش شامل غلط‌گیری املایی، اصلاح علائم نقطه‌گذاری، روان‌سازی جملات، رفع ابهامات گـرامری و بررسی بخش‌هایی است که احتمال خطا در آن‌ها زیاد است (چکیده، قسمت‌های آماری، شکل‌ها، جدول‌ها و مراجع). در دفتر سردبیری برخی مجلات، برطرف سازی این‌گونه اشکالات به ویراستار فنی سپرده می‌شود.
پس‌ازاین مرحله، نسخه آماده برای چاپ مقاله در اختیارتان قرار می‌گیرد تا برای آخرین بار بررسی و نهایتاً آن را تأیید کنید. در این مرحله، مقاله شما حتی به لحاظ صفحه‌آرایی، مانند نسخه‌ای است که در مجله چاپ خواهد شد. باید تک‌تک لغات را آرام و بسیار دقیق بخوانید تا کلیه غلط‌های تایپی احتمالی را، به‌ویژه در جدول‌ها پیدا کنید. چنانچه اشتباهی در نسخه چاپ‌شده در مجله یافت شود، مسئولیت آن تماماً بر عهده خودتان خواهد بود. در این مرحله مجاز نیستید تغییرات عمده‌ای ایجاد کنید. حداکثر می‌توانید یک یا دو کلمه را تغییر دهید. برخی از مجلات دستورالعمل‌های خاصی برای اصلاح نسخه پیش از چاپ مقاله دارند که باید به آن‌ها دقیقاً عمل کنید.
رد شدن مقاله
مقاله شما ممکن است بدون داوری و مستقیماً از جانب سردبیر رد شود. رد شدن سریع مقاله علل مختلفی دارد و همواره به معنای کم‌ارزش بودن مقاله شما نیست. ممکن است مقاله اصلاً در حیطه علمی موردعلاقه آن مجله نبوده باشد. این مشکل به‌ویژه در مورد مجلات تخصصی و فوق تخصصی پیش می‌آید که علاقه‌مند به چاپ موضوعات خاصی هستند. البته این احتمال نیز وجود دارد که سردبیر به دلیل کهنه و تکراری بودن موضوع مقاله آنرا رد کرده باشد. رعایت نکردن نکاتی که هنگام تنظیم نامه همراه و بخش‌های مختلف مقاله گفته شد نیز در رد شدن مقاله بی‌تأثیر نیست.
اگر مقاله شما پس از بررسی توسط داوران و جمع‌بندی نظرات آن‌ها مردود تشخیص داده شود، سردبیر در قالب یک نامه محترمانه ضمن اعلام این مطلب، نظرات داوران را به شما منعکس می‌کند.
نظرات داوران را به‌دقت بررسی کنید و آن‌ها را در مقاله‌تان اعمال نمایید. داوران بدون اینکه نیاز باشد از آن‌ها تشکر کنید، مقاله شمارا خوانده‌اند و عیب و ایرادات آنرا گرفته‌اند. از این بابت خوشحال باشید و بدانید که در صورت ارسال مجدد به مجله دیگر، شانس چاپ مقاله‌تان بیشتر می‌شود. حتی توصیه می‌شود چنانچه زمان به شما اجازه می‌دهد، ابتدا مقاله‌تان را برای مجله‌ای که عامل تأثیر نسبتاً بالایی دارد و هر مقاله آن توسط چند داور بررسی می‌شود بفرستید تا از جانب داوران موردبررسی قرار گیرد، آنگاه (به شرطی که سریعاً رد نشده باشد) با اعمال نظرات ارائه‌شده از سوی داوران، مقاله را برای مجله‌ای با عامل تأثیر کمتر بفرستید. این کار شانس پذیرش را افزایش می‌دهد. نوشتن نامه به سردبیر باهدف عوض کردن تصمیم وی یا اعتراض نسبت به نظر داوران، معمولاً مشکل را حل نمی‌کند و به اعتبار شما نیز لطمه می‌زند. چنانچه حدس می‌زنید داور مربوطه در چندین مورد دچار اشتباه شده یا گمان می‌کنید سوءتفاهم کوچکی پیش‌آمده است، می‌توانید نامه محترمانه‌ای به سردبیر بفرستید و استدلال خود را مطرح کنید.
شما مجاز هستید هر زمان که صلاح بدانید، مقاله‌ای را که ارسال کرده‌اید، با ارسال یک نامه به سردبیر باز پس بگیرید، هرچند این کار اعتبار شمارا نزد مجله موردنظر مخدوش می‌کند.
ارسال به مجله دیگر
از همان روزی که مقاله شما رد شد، دوباره دست‌به‌کار شوید. نخست کلیه ایراداتی را که داوران به آن‌ها اشاره‌کرده‌اند اصلاح کنید، زیرابه علت تخصصی بودن موضوع، ممکن است مقاله‌تان پس از ارسال به مجله بعدی، مجدداً در اختیار همان داور یا داوران قرار گیرد. مجله بعدی را با دقت انتخاب کنید. بهتر است عامل تأثیر آن از مجله قبلی کمتر باشد. پس از خواندن راهنمای نویسندگان، مقاله را به مجله جدید ارسال نمایید.
منبع : ایران پژوهان
