روش ارسال و سابمیت مقاله
پس از در نظر گرفتن معیارهای ذکرشده در قسمت معیارهای انتخاب مجله مناسب، جهت ارسال مقاله باید چند نمونه از مقالاتی که در شماره اخیر (Current issue) مجله چاپ‌شده‌اند و معمولاً به‌صورت Sample issue در سایت مجله مشخص می‌شوند، دانلود شود تا با فرمت و شیوه نگارش مقالات آشنا شوید. به‌عنوان‌مثال شیوه نوشتن مراجع (References) وابسته به مجله است. اگر موارد نگارشی در نوشتن مقاله رعایت نشود، ارزش مقاله نوشته‌شده ازنظر داوران بسیار پایین بوده و حتی گاهی از اوقات بدون داوری، مقاله از طرف مجله به نویسندگان برگردانده می‌شود.
ارسال مقاله (سابمیت کردن مقاله)
درصورتی‌که موضوع مقاله ارسال‌شده برای مجله از حیطه تخصصی سردبیر اصلی (Editor-in-Chief) مجله خارج باشد، سردبیر اصلی فردی را از شورای سردبیری با عنوان سردبیر مسئول (Associate Editor) انتخاب کرده و مسئولیت مقاله را به او واگذار می‌کند. این سردبیر، مسئولیت تعیین داورها و ویرایش نظر آن‌ها را بر عهده دارد. سردبیر اصلی نیز بر مبنای نظر سردبیر مسئول و داوران، نظر نهایی را در مورد مقاله بیان و به نویسندگان مقاله اعلام می‌کند. (شکل 2-3) سردبیران اصلی و برخی از اعضای شورای سردبیری مجله Human Brain Mapping را نشان می‌دهد.
توصیه می‌شود پیش از اینکه نسخه نهایی پیش‌نویس مقاله برای مجله ارسال شود، موارد ذیل به‌صورت فایلهای جداگانه تهیه‌شده تا در موقع لزوم و در هنگام ارسال مقاله آپلود نمود. مثال‌های نمونه در قسمت ضمیمه قرار داده‌شده است.
Title Page:
این قسمت شامل عنوان مقاله، نام نویسنده‌ها به همراه وابستگی به مرکز تحقیقاتی/ دانشگاهی (Affiliation) هر یک از آن‌ها مشخص کردن نویسنده مسئول مکاتبات (Corresponding author) و ارائه آدرس پستی، ایمیل، شماره تلفن و شماره فکس نویسنده مسئول می‌باشد و ممکن است به‌صورت یک فایل جداگانه ارسال شود.
Cover Letter:
نامه‌ای است که از طرف نویسنده/ نویسندگان به مجله ارسال می‌شود. در این نامه علاوه بر توضیح مختصری از محتوای مقاله و نتایج آن می‌بایست به موارد زیر نیز اشاره کرد:
1. تائید می‌شود که پیش‌نویس این مقاله قبلاً درجایی چاپ‌نشده است و در حال حاضر نیز برای مجله دیگری ارسال نشده و یا تحت داوری نمی‌باشد.
2. تائید می‌شود که تا زمان اعلام نتیجه داوری، این پیش‌نویس مقاله به مجله دیگری ارسال نخواهد شد.
Suggest Reviewers:
فهرست اسامی داورهای پیشنهادی از طرف نویسندگان برای داوری مقاله ارسال‌شده. نویسندگان می‌بایست حداقل فهرست اسامی سه داور را با ذکر نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و نام دانشگاه/ موسسه تحقیقاتی را پیشنهاد کنند. برای برخی از مجلات باید فهرست داورهای پیشنهادی را در قالب یک فایل جداگانه آپلود کرد ولی برای بیشتر مجله‌ها، در هنگام ارسال، گزینه‌هایی برای واردکردن مشخصات داوران پیشنهادی قبل از اقدام به ارسال آماده‌شده باشد. سردبیر مجله با بررسی داوران پیشنهادی، ممکن است فرد یا افرادی را به‌عنوان داور مقاله انتخاب کند. مزیت ارسال مشخصات داوران مرتبط و متخصص این است که سریع‌تر داوران انتخاب می‌شوند و لذا فرایند داوری مقاله به‌سرعت آغاز می‌شود.
Oppose Reviewers:
افرادی هستند که به دلایلی مایل نیستیم داور مقاله ارسالی باشند. این بخش اجباری نبوده و می‌توان کسی را انتخاب نکرد. Confliet of Interests: در این بخش بیان می‌گردد که نویسندگان در انجام پژوهش از هیچ لحاظی مشکلی نداشته و از ترتیب اسامی نوشته‌شده در مقاله نیز راضی هستند. برای بعضی از مجلات می‌بایست فایل جداگانه‌ای برای این قسمت ارسال نمود و برای برخی از مجلات محل و گزینه‌ای برای پاسخ به این پرسش وجود دارد. بهترین حالت ترتیب نوشته شدن نام نویسندگان در یک مقاله، ترتیب سهم مشارکت آنان در انجام پژوهش و تهیه مقاله می‌باشد. در برخی از مجلات همچون Plos Computational Biology در ابتدا (انتهای) مقاله، مشارکت هر یک از نویسندگان در تهیه مقاله و انجام پژوهش به‌طور مشخص نوشته می‌شود.
Research Highlights:
نوشتن نوآوری و نتایج ارزنده به‌دست‌آمده از انجام پژوهش در قالب جملات/ عبارت‌های تک‌خطی و با تعداد محدود کلمات. از نوشتن عبارت‌های طولانی و کلی باید اجتناب کرد. تعداد کلمات بستگی به مجله دارد و معمولاً بیش از ده کلمه مجاز نیست.
پس از نوشتن و تهیه موارد فوق، به‌عنوان نویسنده عهده‌دار مکاتبات می‌توان به ارسال manuscript اقدام نمود. برای ارسال manuscript به مجله، ابتدا می‌بایست در سایت مجله ثبت‌نام (Register) کنید و پس از پر کردن بخش‌های لازم همچون نام و نام خانوادگی، آدرس ایمیل و Affiliation، نام کاربری (Username) و رمز عبور (Password) را انتخاب کنید. سپس از گزینه ارسال مقاله (Submit an article) از سایت مجله استفاده نمایید.
با انتخاب گزینه Submit New Manuscript از ، منوی ارسال مقاله پدیدار می‌شود. اکنون گام‌های زیر را برای ارسال درست مقاله انجام دهید:
1. انتخاب نوع مقاله (…,original paper, letter, review paper)
2. واردکردن عنوان مقاله (با کپی کردن عنوان مقاله از فایل manuscript تهیه‌شده)
3. اضافه کردن نام نویسندگان همکار با ذکر وابستگی آن‌ها و رعایت ترتیب بین آن‌ها
4. واردکردن چکیده مقاله (با کپی کردن چکیده مقاله از فایل manuscript تهیه‌شده)
5. واردکردن کلمات کلیدی (مشخص کردن سه یا چهار کلمه کلیدی)
6. واردکردن اطلاعات تکمیلی مربوط به مقاله
7. واردکردن نکات ضروری. این نکات در متن فایل pdf تهیه‌شده توسط سایت مجله گنجانده نشده و تنها در اختیار سردبیر قرار می‌گیرند. به‌عنوان‌مثال اگر این مقاله پیش‌ازاین به همین مجله ارسال‌شده، توصیه می‌شود در این قسمت با ذکر شماره پیگیری مقاله، این مطلب توضیح داده شود. برای برخی از مجلات پر کردن این بخش ضروری نیست
8. داوران پیشنهادی (Suggest Reviewers)
9. داوران مخالف (Oppose Reviewers)
10. انتخاب سردبیر (Request an Editor)
11. Conflict of interest
12. پیوست کردن فایل‌ها
در قسمت پیوست کردن فایل‌ها، می‌بایست فایلهای آماده‌شده برای Manuscript, Cover Letter و در صورت لزوم Supplementary Materials را آپلود نمود. دقت شود که در فایل manuscript حتماً پس از متن مقاله و مراجع، ابتدا جداول و سپس شکل‌ها را از manuscript خارج کرد و سپس هر یک از آن‌ها را در قالب فایلهای جداگانه یک‌به‌یک آپلود نمود. توصیه می‌شود که نسخه اصلی فایل ورد doc یا docx برای manuscript آپلود گردد.
پس از ارسال درست و تکمیل مراحل فوق، با فشردن دکمه Next، شکلی نمایان خواهد شد که در آن خلاصه‌ای از فایلهای ارسال‌شده، نمایش داده می‌شود. همچنین اگر در پر کردن بخش‌ها و یا ضمیمه کردن فایل‌ها خطایی رخ‌داده باشد، در این قسمت مشخص می‌گردد تا نویسنده، خطا را اصلاح نماید. درصورتی‌که همه بخش‌ها به‌درستی تکمیل‌شده باشد گزینه Build PDF for my Approval فعال می‌شود.
در این حالت به ایمیل نویسنده مسئول نیز پیامی ارسال‌شده که فایل PDF مقاله ساخته‌شده است و فرایند ارسال مقاله به تائید نهایی ایشان نیاز دارد. دقت کنید که دکمه Back را فشار ندهید و در عوض گزینه Back to Main Menu را انتخاب کنید. با انتخاب این گزینه دوباره به منوی اصلی بازمی‌گردید و گزینه Submissions Waiting for Author’s Approval فعال می‌گردد.
با انتخاب Submissions Waiting for Author’s Approval، و با کلیک کردن بر روی گزینه Action Links منوی کوچکی ظاهر می‌شود. با انتخاب گزینه View Submission می‌توان فایل PDF ساخته‌شده توسط سایت مجله را مشاهده و نیز ذخیره کرد. اگر این فایل ازنظر شما مورد تائید بوده و مشکلی وجود نداشت با انتخاب گزینه Approve Submission، مقاله تائید نهایی شده و به مجله ارسال خواهد شد. در این حالت امکان هیچ‌گونه تغییری در محتویات فایل ارسال‌شده وجود ندارد. همچنین پیامی به ایمیل نویسنده مسئول فرستاده می‌شود که تأییدیه دریافت مقاله توسط مجله می‌باشد.
چنانچه در فایل PDF ساخته‌شده مشکلی باشد که نیاز به اصلاح داشته باشد می‌توان گزینه Edit Submission را انتخاب کرد و دوباره تمامی موارد و مراحل پیش‌گفته را ویرایش نمود تا مجدداً فایل PDF توسط سایت مجله ساخته شود.
در صورت انصراف از ارسال مقاله می‌توان گزینه Remove Submission را انتخاب نمود.
در صورت تائید نهایی، پس از چند روز شماره پیگیری (Manuscript Number) به مقاله ارسال‌شده اختصاص داده می‌شود و سردبیر در صورت رعایت موارد نگارشی از سوی نویسندگان و ارتباط موضوعی مقاله با مجله، داوران مقاله را مشخص می‌کند. اگر مقاله‌ای را برای مجله‌ای ارسال کرده‌اید و پس از گذشت مدت‌زمانی مایل به انصراف می‌باشید، می‌توانید با ارسال یک ایمیل به سردبیر و یا با پاسخ به ایمیلی که از طرف سایت مجله هنگام تائید دریافت مقاله به شما ارسال‌شده است، داوری مقاله ارسال‌شده را لغو کنید.
برخی از سایت‌های مجلات برای لغو داوری مقاله، گزینه Withdraw دارند و لذا بدون ارسال ایمیل نیز می‌توان مقاله را باز پس گرفت.
منبع:Sharifyar Institute
